Pendant trois semaines, j’ai travaillé sur un projet visant à améliorer la gestion des formations obligatoires pour les salariés en fonction de leurs postes de travail. Ce que j’ai découvert au départ était plutôt surprenant : il n’y avait aucun tableau répertoriant ces formations/service. J’ai donc entrepris de créer ce tableau en collaboration avec les managers des différents services.
Une fois cette première étape franchie, je me suis ensuite attelé à l’identification des salariés ayant déjà suivi les formations nécessaires et de ceux qui étaient toujours en cours d’obtention. Il est important de noter que la plupart des formations doivent être renouvelées tous les trois ans. Je me suis alors posé une question cruciale : comment la responsable de la formation parvenait-elle à savoir quels salariés devaient être formés et à quelle date ? La réponse m’a laissé perplexe : aucun tableau actualisé ne fournissait cette information ! Jusqu’à présent, ce sont les managers qui contactaient le pôle formation régulièrement pour lister les formations à effectuer pour leurs salariés. Cette stratégie me semblait incohérente et désorganisée, c’est pourquoi j’ai décidé de travailler sur ce sujet.
Les trois longues semaines qui ont suivi ont été consacrées à contacter tous les services pour obtenir la liste des formations effectuées par les salariés, tout en contactant simultanément les organismes de formation pour obtenir ces informations. Cette double démarche m’a permis de croiser les informations et de m’assurer de leur exactitude. J’ai ainsi pu créer un tableau récapitulatif des certifications et des habilitations nécessaires.
Tableau des certifications / Habilitations.
Les noms des salariés ont été noirci volontairement. Le tableau comporte 1353 lignes.
Mais les surprises ne s’arrêtaient pas là. J’ai découvert avec stupéfaction que les attestations de formation, les certifications et les habilitations n’étaient pas consignées dans les archives d’Haribo. En effet, ces documents étaient remis directement aux salariés, qui en étaient responsables. Cependant, il était primordial pour moi de récupérer ces précieuses preuves de formation. J’ai donc dû me lancer dans une véritable chasse aux documents, une tâche qui s’est avérée plus ardue que prévu ! J’ai pu obtenir un grand nombre d’attestations, de certifications et d’habilitations grâce aux organismes de formation, et en fouillant méticuleusement les dossiers communs des usines d’Uzès et de Marseille. Les salariés ont également contribué activement en nous envoyant les documents qu’ils avaient en leur possession. Malgré tout, il reste encore quelques attestations manquantes, ce qui explique les lignes en jaune dans le tableau.
Afin d’éviter de rencontrer de telles difficultés à l’avenir, j’ai pris l’initiative de créer un répertoire dédié spécifiquement à la conservation de ces documents. Ce répertoire, organisé de manière méthodique, contient les dossiers de chaque salarié. Cette nouvelle structure permet désormais de retrouver facilement les documents nécessaires pour chaque salarié. Pour faciliter l’utilisation de ce répertoire, j’ai également élaboré un guide clair et précis, qui a été présenté lors d’une réunion au pôle formation. Depuis lors, le fonctionnement du répertoire s’est avéré efficace et satisfaisant.
Guide répertoire
Cependant, une problématique subsiste : je souhaiterais mettre en place une alerte automatique, qui serait envoyée à la responsable du pôle formation lorsqu’un salarié doit suivre une formation ou un renouvellement dans les six prochains mois. Cela permettrait d’anticiper les besoins en formation et d’assurer un suivi plus rigoureux. Cette fonctionnalité représente le prochain défi à relever pour parfaire le système de gestion des formations.
Conclusion
Ces trois semaines de travail intense ont permis de combler des lacunes majeures dans la gestion des formations obligatoires pour les salariés. Grâce au tableau récapitulatif, le répertoire de documents et l’ambition d’instaurer des alertes automatiques, Haribo est désormais mieux préparés pour répondre aux exigences légales et assurer le développement continu des compétences au sein de l’entreprise.
