Audit interne du pôle formation chez Haribo
Analyse et recommandations pour l’intégration de nouveaux formateurs internes
Introduction : Cet audit interne se concentre sur le pôle formation au sein d’Haribo, en mettant en lumière son fonctionnement actuel et en identifiant les problématiques potentielles liées au projet d’intégration de trois nouveaux formateurs internes. L’objectif est d’analyser les résultats de l’audit afin de formuler des conclusions et de proposer des améliorations pour la mise en place de l’équipe de formateurs internes.
Analyse SWOT
L’analyse SWOT a permis de mettre en évidence les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces associées au projet.
Forces :
Certaines formations proposées seront spécifiques à l’entreprise, ce qui constitue un avantage.
Le coût des formations internes est moins élevé que celui des formateurs externes.
Le budget alloué au pôle formation est illimité.
Faiblesses :
Les formateurs internes peuvent manquer d’expérience en matière de formation professionnelle, ce qui pourrait affecter la qualité des formations dispensées.
Le temps disponible pour former les formateurs internes est limité.
Les formateurs internes pourraient quitter l’entreprise, ce qui entraînerait une perte de connaissances et de compétences.
Opportunités :
Améliorer les performances et la productivité de l’entreprise.
Renforcer la collaboration au sein de l’organisation.
Améliorer la rétention des employés en investissant dans leur développement professionnel.
Améliorer l’image de l’entreprise en montrant son engagement envers le développement professionnel de ses employés.
Menaces :
Les employés pourraient ne pas voir l’intérêt de suivre des formations internes s’ils ne perçoivent pas de bénéfices tangibles.
Les formateurs internes pourraient ne pas être en mesure de dispenser des formations à l’ensemble des employés, entraînant ainsi des disparités en termes de développement professionnel.
Analyse générale
Après les réunions, j’ai pu identifier plusieurs éléments importants. Tout d’abord, il est apparu que des formations étaient proposées à la fois en interne et en externe, et j’ai pu les recenser.
En amont du projet, les formations CACES et SST sont déjà dispensées en interne depuis de nombreuses années. Elles sont animées par Monsieur Patrice Walinski et Frédéric Martinez, et les retours des salariés à leur sujet sont positifs, témoignant de leur satisfaction.
C’est en raison de ces résultats encourageants que l’idée de mettre en place davantage de formateurs internes a été envisagée. Huit candidatures internes ont été proposées, parmi lesquelles trois ont été retenues : Monsieur Frédéric Gall, Madame Stéphanie Cartalade et Monsieur Laurent Zanet.
Madame Stéphanie Cartalade, possède un diplôme de niveau bac+5 dans le domaine de l’hygiène, du travail et de l’environnement. Elle travaille depuis 15 ans chez Haribo en tant qu’infirmière.
Monsieur Laurent Zanet est titulaire d’un diplôme de niveau bac+5 en QSE (Qualité, Sécurité et Environnement). Il occupe le poste d’accueil sécurité depuis huit ans.
Monsieur Frédéric Gall, mécanicien et électricien depuis douze ans chez Haribo, est détenteur d’un CAP en électricité.
Tous trois ont déjà eu l’occasion de s’exprimer en public lors de journées de sensibilisation ou d’information, et ils font preuve d’une bonne aisance en termes de communication. Cependant, ils manquent cruellement d’informations concernant les réglementations. Ils en sont conscients et souhaitent bénéficier d’une formation de formateurs afin d’approfondir leurs connaissances. Lors de la réunion, j’ai pu constater un bon échange entre les formateurs, ce qui laisse penser que le travail en collaboration est possible.
Lors de la réunion entre les professionnels, j’ai remarqué que Monsieur Walinski et Monsieur Martinez ont une bonne entente, mais le contact est plus difficile avec Madame Niemetzky.
Monsieur Martinez possède des compétences dans le domaine de la formation, étant donné qu’il est formateur chez Haribo depuis un certain nombre d’années. Il est également compétent dans la mise en ligne de formations via la plateforme e-learning DevelopInvest, détenue par les Allemands. Cependant, cette plateforme est nouvelle et personne n’a encore été formé à son utilisation. Monsieur Martinez rencontre donc de nombreuses difficultés à ce niveau-là et espère rapidement trouver une solution à cette problématique.
Monsieur Walinski possède de nombreuses compétences dans le domaine de la sécurité au travail. Il est plein d’imagination et a déjà expérimenté de nombreuses choses à travers ses formations. Cependant, il éprouve des difficultés dans la création de ses livrets pédagogiques, tout comme Monsieur Frédéric Martinez.
Madame Niemetzki possède des compétences dans le domaine financier et maîtrise par conséquent la partie financière du pôle formation. Cependant, elle rencontre de nombreuses difficultés dans la partie réglementaire.
Il est donc clair que chaque formateur interne apporte des compétences spécifiques, mais qu’ils rencontrent également des obstacles dans certains domaines. Ces difficultés devront être prises en compte pour assurer une mise en place efficace de l’équipe de formateurs internes.
Analyse : Répartition des tâches / Planification
À ce jour, la répartition des tâches au sein du pôle formation est difficilement identifiable, ce qui pose un problème pour l’organisation et la planification des formations futures. Par exemple, il est difficile de savoir quelles formations seront organisées dans les 6 prochains mois, car aucun calendrier n’est disponible. Le travail est principalement effectué au jour le jour, ce qui rend difficile la gestion des problématiques imprévues.
Analyse organisationnelle
Au cours d’une semaine d’observation, j’ai pris le temps de découvrir l’accès aux documents et aux fichiers partagés de l’usine d’Uzès et de Marseille. J’ai été stupéfait de constater qu’aucune organisation n’est mise en place, rendant extrêmement difficile la recherche de documents. Les dossiers de formation sont incomplets et la boîte à outils pédagogiques est quasiment vide. Les certifications et habilitations ne sont pas systématiquement mises à jour. De plus, les documents créés par la responsable du pôle formation comportent de nombreuses erreurs liées à la réglementation. Le pôle formation s’appuie fortement sur les organismes de formation externes auxquels il fait appel afin d’éviter les erreurs dans les dates de renouvellement des certifications et habilitations.
Analyse Budgétaire
L’entreprise ne rencontre aucune difficulté budgétaire, en termes de matériel nécessaire pour ce projet, de locaux ou de problèmes techniques/informatiques. C’est un point très positif qui joue en faveur du projet.
Réanalyse du SWOT
En ce qui concerne les forces identifiées lors de la première analyse, nous avons confirmé que la formation en confiserie est spécifique à l’entreprise, ce qui constitue un avantage pour Haribo. De plus, nous maintenons l’idée que le budget est suffisamment large et ne restreint pas les possibilités à ce jour. En effet, les coûts de formation en interne sont moins élevés que ceux des prestations externes actuellement proposées.
En ce qui concerne les faiblesses, elles restent inchangées par rapport à l’analyse initiale. Cependant, nous avons constaté que les futurs formateurs sont désireux de développer leurs compétences et leurs connaissances, ce qui est un point positif. Les autres priorités demeurent les mêmes.
En ce qui concerne les opportunités, nous ne pouvons pas affirmer à ce stade si la productivité de l’entreprise augmentera grâce à ce projet. Cependant, nous pouvons dire que l’entreprise pourrait devenir plus performante dans le sens où les employés seront formés plus rapidement. Les autres priorités demeurent inchangées.
Menaces : Les formateurs internes proposeront principalement des formations obligatoires et réglementaires, représentant plus de 80 %. Une constatation pertinente est que la formation en confiserie pourra être proposée en plus grand nombre via la plateforme e-learning. Cette formation ne nécessite pas de formation en présentiel. Cependant, il reste à voir si les employés joueront le jeu en suivant volontairement des formations en ligne.
Conclusion
L’audit du pôle formation chez Haribo a permis d’identifier plusieurs problématiques qui nécessitent des solutions adaptées. L’objectif principal est désormais de mettre en place des mesures concrètes pour résoudre ces problèmes et assurer le succès du projet de formation. En renforçant les compétences des formateurs internes, en améliorant l’organisation et la planification des formations, en favorisant le partage des connaissances et en mettant en place des processus plus structurés, le pôle formation pourra répondre aux besoins de l’entreprise de manière plus efficace. L’accent sera mis sur la recherche de solutions pratiques et pérennes afin de garantir la réussite et la viabilité du projet de formation chez Haribo.
Solutions aux problématiques identifiées du projet lors de l’audit du pôle formation chez Haribo
1 – Problématique : Manque d’expérience des formateurs internes en matière de formation professionnelle.
Solutions :
- a) Fournir aux formateurs internes des formations supplémentaires en pédagogie et techniques de formation afin de renforcer leurs compétences dans ce domaine.
- b) Encourager les formateurs internes à participer à des programmes de développement professionnel axés sur la formation et à partager leurs expériences avec d’autres professionnels du domaine.
- c) Établir un mentorat ou un système de tutorat où les formateurs internes bénéficient de l’encadrement et des conseils des formateurs expérimentés de l’entreprise.
2 – Problématique : Temps limité pour former les formateurs internes.
Solutions :
- a) Planifier et allouer du temps spécifique pour la formation des formateurs internes afin qu’ils puissent se consacrer pleinement à leur développement professionnel.
- b) Utiliser des méthodes de formation flexibles, telles que la formation en ligne ou la formation à distance, pour optimiser le temps et l’efficacité des sessions de formation.
3 – Problématique : Risque de perte de connaissances et de compétences en cas de départ des formateurs internes.
Solutions :
- a) Mettre en place un système de partage des connaissances et des bonnes pratiques entre les formateurs internes, par le biais de réunions régulières, de sessions de formation croisée ou de la création d’une base de connaissances partagée.
- b) Favoriser la collaboration et l’échange d’expériences entre les formateurs internes et externes, en organisant des rencontres et des événements permettant le partage des meilleures pratiques et des leçons apprises.
4 – Problématique : Manque d’organisation et de visibilité sur les formations à venir.
Solutions :
- a) Établir un calendrier de formations à moyen et long terme, en identifiant les thèmes, les dates et les responsables pour chaque formation prévue.
- b) Mettre en place un système de suivi et de mise à jour régulière du calendrier des formations, en tenant compte des besoins et des priorités identifiés par l’entreprise.
- c) Communiquer de manière proactive et transparente aux salariés et aux futurs formateurs les informations sur les formations à venir, en utilisant des outils de communication internes tels que des intranets, des courriers électroniques ou des affichages dans les lieux de travail.
5 – Problématique : Difficulté de maîtriser les problématiques spontanées en raison du travail principalement effectué au jour le jour.
Solutions :
- a) Mettre en place une procédure claire pour gérer les problématiques spontanées, en définissant des canaux de communication spécifiques et en désignant des responsables chargés de les traiter rapidement.
- b) Renforcer la capacité de réaction en fournissant aux formateurs internes des ressources supplémentaires, telles que des outils d’aide à la décision, des manuels d’intervention rapide ou des formations spécifiques pour faire face aux problèmes courants.
- c) Encourager une culture d’amélioration continue en encourageant les formateurs internes à partager leurs expériences, à identifier les problèmes récurrents et à proposer des solutions pour les prévenir à l’avenir.
En mettant en œuvre ces solutions, le pôle formation chez Haribo pourra surmonter les problématiques identifiées lors de l’audit. Cela permettra également de maximiser le potentiel de développement professionnel des employés, de renforcer la rétention des talents et d’assurer la croissance et la compétitivité de l’entreprise à long terme.
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